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Le calcul et la lettre
Fiche F947 : « Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant), avec une régularisation annuelle ». Solde de l’année : charges récupérables réelles, taxe d’ordures ménagères comprise, moins les provisions versées ; positif, un complément à demander, négatif, un trop-perçu à reverser (1 140 € de charges pour 1 200 € de provisions : 60 € à reverser). Arrivée ou départ en cours d’année : au prorata des jours d’occupation. L’outil écrit la lettre avec ce décompte ; restent l’adresse, le moyen de paiement et le décompte par nature de charges à joindre.
Mise en place
1. Saisissez les charges et les provisions.Charges récupérables réelles640,00 €
2. Lisez le complément et la date du décompte.6 déc.Complément : 108,00 €Régularisation
3. Copiez la lettre.Lettre de régularisationCopier
Dans le module
Complément ou trop-perçu
Charges réelles et taxe d’ordures ménagères, moins les provisions.
Arrivée ou départ en cours d’année
Le prorata au jour près.
Décompte et justificatifs
Un mois avant la régularisation, puis six mois.
Lettre de régularisation
Le décompte prêt à copier, à compléter.
Questions
Ce que dit le texte
Texte par texte : ce que fait Duely, ce qui reste à vous
Décompte un mois avant, justificatifs six mois
Ce que dit le texte : le décompte par nature de charges et le mode de répartition, un mois avant ; les justificatifs à disposition six mois.
Ce que fait Duely : les deux dates, et la lettre.
Ce qui reste à vous : les dépenses réelles (relevé du syndic, factures), le décompte à joindre et les pièces à garder ; Duely n’envoie rien et ne dit pas si une dépense est récupérable.
Sources : les textes cités
Fiche F947 de Service-Public, « Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables) », vérifiée le 15 avril 2025 et lue le 6 novembre 2026 : « Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit reverser le trop-perçu » ; « Un mois avant la régularisation annuelle », le décompte ; « Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des documents justificatifs ». Elle s’appuie sur l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.
Celles du décret n° 87-713 du 26 août 1987, reprises par la fiche F947 : ascenseur ; eau froide, eau chaude et chauffage collectifs ; entretien courant des installations individuelles de chauffage et d’eau chaude ; électricité et entretien des parties communes ; espaces extérieurs ; taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance assainissement ; sous conditions, le gardien. Non récupérable, par exemple : « Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable ». Logement social : « Dans le cas d'un logement social (exemple : HLM), cette liste peut être complétée par ce que prévoit un accord collectif ».
Location meublée : forfait ou provisions ?
Le bail le dit. Par provisions : même régularisation qu’un logement vide. Au forfait, fiche F947 : « Le forfait ne doit pas s'accompagner d'un complément à verser ou d'une régularisation ultérieure ». Bail mobilité : toujours au forfait.
Régularisation non faite ou en retard : quelle prescription ?
Fiche F947 : « Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû », le locataire de même. Le juge peut refuser un rappel tardif « s'il considère que ce rappel est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire ». Après la fin de l’année civile suivant celle des charges, « le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois » ; l’outil compte le douzième.